稟議とは?稟議書の書き方のコツと留意点についてわかりやすく解説します

マーケティングに携わる皆さまにとっても、稟議申請(予算申請~実行稟議)は、馴染みがあるのではないでしょうか?

稟議申請の基準や回覧フローは、組織や申請内容によって異なりますが、稟議書の書き方や、不要な差し戻しを受けることなく、承認を受けるために留意したいポイントは共通しています。

この記事では、はじめて稟議を作成される方にもわかりやすいように、稟議とは何か、ということや、稟議書の書き方のコツと留意点について解説します。

稟議とは?

稟議(りんぎ)とは、組織(役所や会社など)でモノやサービスを導入する際に、目的と理由を説明するための書類を関係者に回し、承認を受けるための行為を指します。稟議という言葉には、上位者への意向を伺うという意味があります。

稟議は、会議を開く手間を省略するために起案されます。起案内容は稟議書(稟議の目的と理由を説明するための書類)として、起案者の上司や関係者に回覧されます。また、申請内容や金額によっては、他部署の方や経営層が目を通すこともあります。

稟議と決裁の違い

稟議もモノやサービスを導入するための決裁をもらうことを目的に起案するため、結果的には決裁と同じになりますが、意思決定までのプロセスが異なります。稟議は、稟議書を複数人の関係者で回覧し、順に承認してもらう方式になります。決裁は、権限のある役職者に直接交渉し、決裁承認してもらう方式になります。

同じモノやサービスを導入する場合であっても、稟議と決裁、どちらを活用するのが適切かについては、企業の定めたルールによって異なります。そのため、モノやサービスを導入する承認をもらう際には、自社で定めたルールに則り、適切な方法を選ぶようにしましょう。

稟議書の書き方

稟議書には、上司や関係者が内容を確認したときに、承認するべきかどうか判断するための情報を含めておく必要があります。不要な差し戻しを受けないためにも、稟議書の書く際には、以下の5つの項目を含めるようにしましょう。

  • 内容
  • 目的
  • 費用
  • リターン
  • リスク

内容

申請内容の詳細を記載します。導入を検討してるモノやサービス名、仕様、購入時期、購入先の会社名などについて、すぐにわかるようにします。

目的

申請目的の詳細を記載します。申請目的が、業務遂行上不可欠、もしくは、業務目標の達成のために不可欠であることがわかるように記載することで、承認されやすくなります。

費用

費用の詳細を記載します。当期計画の費用として予算計上済みであれば、予算計上済みであることや、予算残高、支払い条件などを記載します。金額については見積書を入手して添付することで、できる限り正確に記入します。

また、予算計上外で申請する場合には、費用を会計上どこから捻出するかを検討することも必要になります。そのため、あらかじめ関係各所に根回しを行っておくようにしましょう。

リターン(費用対効果)

予想されるリターン(費用対効果)の詳細を記載します。リターンについて述べる際は、曖昧な表現は避け、できるだけ裏付けとなる数値を用いて説明するようにします。例えば、「業務時間が短縮できる」と書くよりも、「1ヶ月に30時間の業務削減になる」とした方が判断しやすくなります。

リスク(懸念事項)

予想されるリスク(懸念事項)の詳細を記載します。稟議をあげる場合、リターンのことばかりをアピールしがちですが、考えられるリスクについても必ず記載するようにします。リターンとリスクを比較した上で、リスクを上回るリターンが得られる、とこちらもできるだけ裏付けとなる数値を用いて説明するようにします。

また、単にリスクの内容を書くだけではなく、そのリスクへの対処策についても記載することが必要です。例えば、マーケティングツール(MAなど)を入れ替える場合であれば、「MAツールを入れ替えるにあたり、既存業務の運用プロセスが若干変更される可能性がありますが、既存業務の運用、及びデータが移管できることは既に現場とも確認しており、入れ替えのスケジュールに関しても合意が取れております」といった内容を補足しておくと、承認する側からすると安心します。

もし、稟議書を提出する前に承認者が突っ込みそうなことがわかるようであれば、先回りしてフォローするようにしておきましょう。

コツ・留意点

稟議書を書く際のコツ・留意点です。

  • 簡潔にわかりやすく書く
  • 過去に同様の稟議が申請されていないか確認する
  • 健全な根回しをする

簡潔にわかりやすく書く

一つ目のコツ・留意点は、簡潔にわかりやすく書くことです。稟議書は、経営陣や他部署の人が目にする可能性もあるため、件名や内容を簡潔に記載し、何についての稟議かがすぐにわかるようにしましょう。また、稟議書の内容を裏打ち(もしくは補足)する情報があれば、資料として添付すると良いでしょう。パッと見てわかるよう、箇条書きを多用するなどして、簡潔にまとめることを心がけましょう。

過去に同様の稟議が申請されていないか確認する

二つ目のコツ・留意点は、過去に同様の稟議が申請されていないか確認することです。稟議申請の基準や回覧フローは、組織や申請内容によって異なりますが、過去に同様の稟議が申請されていれば、稟議申請の基準や回覧フロー、承認者が突っ込みそうなポイントは類似してくるはずです。そのため、過去に同様の稟議が申請されていれば、稟議書を書く参考にしましょう。

健全な根回しをする

三つ目のコツ・留意点は、健全な根回しをすることです。根回しは、稟議書を通して承認をもらうために最も大切なポイントと言っても過言ではありません。

承認者の立場からしても、事前に何も聞いていなかった案件についていきなり稟議書が回ってくるのは、心象的に良くありません。また、心象的に良くない場合、批判的なもの見方をされてしまう傾向が強くなるため、稟議が却下されてしまう可能性も高くなってしまいます。

そのため、数分程度の立ち話でも構わないので、「今、○○を検討しているんですが、どう思われますか?進めてみてもいいですか?」と軽く伝えておくと良いでしょう。また、「俺は聞いてないよ」とならないよう、稟議に関わる全ての人に伝えておくこともポイントです。健全な根回しを行い、不要な否認や差し戻しを受けないようにしましょう。

さいごに

自分が起案した稟議書を通すことができるようになれば、マーケティングに携わる皆さまにとっても、より多くのマーケティング施策の承認・実施に繋げることができます。

ただし、稟議は回覧開始から決裁までに時間がかかることもあります。業務のスケジュールが狂ってしまうことを防ぐためにも、あらかじめ余裕を持ったスケジュールを組み、申請自体も早めにするように注意しましょう。

私たちは、今回ご紹介した稟議の書き方だけでなく、マーケティングの実務全般について、お手伝いをしております。

オンラインでの個別相談会(無料)を定期開催していますので、マーケティングの業務についてお困りごとがありましたら、お気軽にご参加ください。

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