PREP法・SDS法・DESC法とは?わかりやすく伝えるための文章構成の3つのフレームワーク

会議・プレゼン・上司への報告時など、ビジネスではわかりやすく情報を伝えることをさまざまなシーンで求められます。

    「先に結論から言って」
    「つまり、どういうことなの?」

などと聞き手に指摘されてしまい、苦い経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか。

聞き手にわかりやすく伝える、ということは難しいことのように感じますが、伝え方のコツを知れば、訓練して身につけることができます。また、わかりやく伝えるというスキルは、一度身に付けてしまえば仕事や人生のさまざまなシーンで活用できる、最強のスキルでもあります。

本記事では、相手に伝えたいことがきちんと伝わる話し方をしたい、と思っている方に、聞き手にわかりやすく伝えるための文章構成の3つのフレームワークをご紹介します。

わかりやすく伝えるメリット

そもそも、聞き手にわかりやすく伝えるということには、どのようなメリットがあるのでしょうか?本記事では、代表的なメリットを3つご紹介します。

伝えたい内容を整理する習慣が身に付く

一つ目のメリットは、考えを整理する習慣が身に付くということです。わかりやすく伝えるためには、

    伝えたい内容を整理する → わかりやすく伝わるための文章構成に直す

というプロセスを踏みます。わかりやすく伝えるためには、自分が伝えたい内容を整理することが大切です。話の内容がわかりにくい人は、ほとんどの場合、伝えたい内容が整理しきれないままの状態で聞き手に対して話してしまっているのです。

そのため、わかりやすく伝えるというスキルを身につける過程で「伝えたい内容は○○で、理由は××、理由に説得力を持たせるための根拠は△△で…」と、伝えたい内容を整理する習慣を身につけることができます。

コミュニケーションのスピードが上がる

二つ目のメリットは、聞き手とのコミュニケーションのスピードが上がることです。わかりやすく伝えることができるということは、相手に「つまり、言いたいことってこういうことかな?」といった独自の解釈をされてしまう可能性を減らすことにつながります。その結果、話し手と聞き手の間で伝えた内容に関する認識齟齬が減り、コミュニケーションのスピードが上がります。

特に、プロジェクト的な仕事を行うときやプレゼンを行うときなど、1対1ではなく1対Nのコミュニケーションを行う必要がある場合には、複数人に対して同時にわかりやすく伝えることができるかどうかで、コミュニケーションのスピード(ひいては、仕事全体のスピード)が劇的に上がります。

聞き手のストレスが減る

三つ目のメリットは、聞き手のストレスが減るということです。特に、聞き手側が忙しい場合、結論がわからない話に付き合うことは大きなストレスになります。

聞き手にわかりやすく伝えるために情報を整理し、わかりやすく伝えることができれば、「これは、何についての話なの?」という聞き手側のストレスを減らすことができます。結果、不要な軋轢や感情的な衝突を防ぐことができるようになります。

次からは、わかりやすく伝えるための文章構成の3つのフレームワーク(PREP法・SDS法・DESC法)について、順番にご紹介していきます。

PREP法とは

まずは、PREP法について説明します。

PREP法とは

PREP法のPREPとは、結論(Point)、理由(Reason)、具体例(Example)、結論(Point)の頭文字を表しており、そのまま文章構成を表しています。

    Point :結論(主張)
    Reason :理由(結論の理由・主張の理由)
    Example:具体例(理由に説得力を持たせるための具体的な根拠・事例)
    Point :結論(主張)

PREP法は、主張や要点を相手に分かりやすく伝えることに長けている文章構成の方法です。主に、ビジネスシーンにおけるセミナーや営業の提案活動などのプレゼンテーションにおいて、この構成が用いられることが多いです。

PREP法のメリット

PREP法のメリットとしては、聞き手とのコミュニケーションがスピーディーに行えるという点です。例えば、結論だけ聞けば十分、という方が聞き手であれば、冒頭の結論(Point)だけでコミュニケーションが十分かもしれません。

相手が「その理由は?」「それって具体的には?」と聞いてきてから、理由(Reason)や具体例(Example)の説明を行えば良いのです。このように、PREP法を活用すれば、聞き手の反応を確認しながら、伝える情報量をコントロールすることができます。

また、最初に結論を持ってきて、最後にも結論をおさらいする構成のため、要点が印象に残りやすいという点もメリットです。最初と最後にくる情報が印象に残りやすいということは学術的にも証明されており、このような効果を初頭効果、そして終末効果といいます。

PREP法は、主張や要点を相手に分かりやすく伝えることや、端的なコミュニケーションを行うことには非常に長けていますが、反面、長編の物語を構成する際には向きません。

また、主張や要点を率直に伝えるための文章構成のため、ビジネスシーンでのコミュニケーションでは有効に機能しますが、プライベートのシーンでは、押しが強過ぎる印象を与えてしまうことがあります。状況に応じて、上手く使い分けるようにしましょう。

PREP法の文章例

PREP法の文章例をご紹介します。ここでは、営業活動の業務効率化のためにSFA(営業支援システム)を比較検討し、商品Aを導入することを上申するシーンを想定しています。

    【Point :結論(主張)】
    SFA(営業支援システム)の導入を検討してきましたが、いくつかの製品を比較検討した結果、当社の要件には商品Aが合うという結論に至りました。よって、商品Aの導入を上申します。

    【Reason :理由(結論の理由・主張の理由)】
    商品Aと商品Bと商品Cを比較検討しましたが、当社が希望する要件(価格、機能、現場の使いやすさ)の全てを満たすことができたのは商品Aのみだったことが理由です。よって、商品Aの導入が妥当だと判断しました。

    【Example:具体例(理由に説得力を持たせるための具体的な根拠・事例)】
    具体的に申しますと、商品Aと商品Bと商品Cを比較検討した結果、まず、商品Bに関しては当社が希望する機能要件を十分に満たすことが出来ませんでした。よって、商品Bは除外いたしました。商品Aと商品Cに関しては、機能要件を満たしていたため、無料アカウントを発行してもらい、実際に当社の営業部門に操作性を確認してもらいました。その結果、商品Cの操作性に使いづらい印象を持ち、直感的に操作できる商品Aの方が使いたい、とのフィードバックが返ってきました。また、価格的にも商品Cは予算を超えてしまっていたことも、商品Aの方が良いと判断した理由です。

    【Point :結論(主張)】
    よって、今回のSFA(営業支援システム)の導入は、商品Aで進めるのが妥当だという結論に至りました。よって、商品Aの導入を上申します。

使い方のイメージが付きましたでしょうか?ご参考いただければ幸いです。

SDS法とは

続いて、SDS法について説明します。

SDS法とは

SDS法のSDSとは、要点(Summary)、詳細(Details)、要点(Summary)の頭文字を表しており、こちらもPREP法と同様に、聞き手の理解を促したいときに有効な表現手法です。

    Summary :要点
    Details :詳細
    Summary :要点

SDS法も、PREP法と同様に主張や要点を相手に分かりやすく伝えることに長けている文章構成の方法です。ただ、PREP法はどちらかというと提案活動などで活用されますが、SDS法に関しては、報告などで用いられることが多いイメージです。

SDS法のメリット

SDS法のメリットも、PREP法と同様に聞き手とのコミュニケーションがスピーディーに行えるという点です。聞き手や読み手も要点を知ったうえで詳細を確認し、最後に要点をもう一度おさらいことができるので、ストレスなく情報を受け取ることができます。

また、要点(Summary)→詳細(Details)→要点(Summary)と要点を繰り返すため、こちらもPREP法と同様に、初頭効果、終末効果が見込めます。また、SDS法は、PREP法に比べて主張が弱めなので、聞き手や読み手からすれば物腰が柔らかく感じられ、良い印象を与えやすくなります。

ただし、SDS法は主張するというよりは、情報をわかりやすく伝えるといった側面が強いため、必要に応じてPREP法と使い分けるようにしましょう。

SDS法の文章例

SDS法の文章例をご紹介します。ここでも、先程のPREP法の例と同様に、営業活動の業務効率化のためにSFA(営業支援システム)を比較検討し、商品Aを導入することを上申するシーンを想定しています。

    【Summary :要点】
    SFA(営業支援システム)の導入を検討してきましたが、いくつかの製品を比較検討した結果、当社の要件には商品Aが合うという結論に至りました。

    【Details :詳細】
    商品Aと商品Bと商品Cを比較検討しましたが、当社が希望する要件(価格、機能、現場の使いやすさ)の全てを満たすことができたのは商品Aのみでした。また、実際に営業部門にも商品Aの無料アカウントを使って操作性を確認してもらいましたが、使いやすいとのフィードバックをもらっています。

    【Summary :要点】
    そのため、当社には商品Aが合うという結論に至りました。

いかがでしょうか?PREP法に比べて主張が弱めなので、物腰が柔らかく感じられるのではないでしょうか?

DESC法とは

続いて、DESC法(デスク法)について説明します。

DESC法とは

DESC法(デスク法)のDESCとは、描写する(Describe)、説明する(Explain)、提案する(Specify)、選択する(Choose)の4つの頭文字を取ったもので、アメリカの心理学者ゴードン・バウアー氏によって提唱されました文章構成法です。

    Describe:相手の状況を客観的に描写して明らかにする
    Explain:自分の気持ちを説明する
    Specify:相手に望む行動・解決策・妥協案などを提案する
    Choose:相手に次にどう動くか選択してもらう

DESC法では、自分の考えや気持ちを正直に伝えつつ、相手の反応も素直に受け止めようとするコミュニケーションスタイルを目指します。DESC法の4つの段階は、相手に納得してもらうための話し方の手順でもあるといえます。

まずは、相手の状況を客観的に描写してお互いの認識を合わせます。次に、その状況に対する自分の気持ちを説明します。そして、相手に望む行動・解決策・妥協案などを提案します。最後に、相手に次からどのような行動を取るべきか選択してもらう、という流れです。このような4つのプロセスに分けて、まずは現状に対する相手と自分の認識を合わせ、次に取るべき行動の認識合わせにつなげていきます。

DESC法のメリット

DESC法のメリットは、相手に納得感をもってもらいながら自分の主張を伝えられる、ということです。また、その分相手との信頼関係を築きやすいという点にあります。

お互いの状況を知らず、認識が合わないままに「○○してほしい」「△△な状況を改善してほしい」と一方的に言われてしまうと「私の考えでは○○はしない方がいいと思う」「△△は××という理由で解決が難しい」といった思いが相手にある場合には根本的な改善には至りません。むしろ、不要な軋轢を産み、状況が悪化してしまう可能性もあります。

DESC法を活用して、お互いの状況や考え方を加味した譲歩案を示すことで、相手に再検討の余地を与えることができ、合理的な解決を導き出すことができるようになります。

DESC法は、1対1のコミュニケーションで効果を発揮しますが、対話形式のコミュニケーションのため、1対Nのコミュニケーションには不向きです。

DESC法の文章例

DESC法の文章例をご紹介します。ここでも、先程のPREP法・SDS法の例と近い事例として、営業活動の業務効率化のためにSFA(営業支援システム)の導入を営業部門の責任者に納得してもらうためのやりとりを想定しています。

    【Describe:相手の状況を客観的に描写して明らかにする】
    営業部門の人員も増えてきているので、現状のExcelでの管理では、営業案件の進捗確認や売上予測を確認したいときにすぐに確認することが難しくなってきています。経営陣からも改善を求められていますし、○○さんが報告書を作成する手間も大変なのではないでしょうか?

    【Explain:自分の気持ちを説明する】
    私もこのような状況を改善したいと思っており、そのためにはSFA(営業支援システム)の導入が必要だと思う。○○さんも了承・協力してくれるのであれば、導入のための具体的な段取りを組みたいと思っているのですが、いかがでしょうか?

    【Specify:相手に望む行動・解決策・妥協案などを提案する】
    SFA(営業支援システム)の導入に関して、Excelでの管理に慣れているメンバーから抵抗があるかもしれません。実際に、入力などに関しては多少の慣れが必要になるでしょう。とはいえ、SFA(営業支援システム)の導入することで、長期的には営業部門、そして各メンバーが得られるメリットは複数ありますし、今まで手間がかかっていた業務で削減できるものもあると思います。

    【Choose:相手に次にどう動くか選択してもらう】
    まずは、営業部門向けの説明会を実施しませんか?一度、現場のメンバーと意見交換をして、また、現場の求める要望を整理して、要件を満たすSFA(営業支援システム)がないか検討するようにしましょう。また、SFAの導入検討に関しては、現場の声が反映されることが大切だと思うので、営業メンバーの中からもプロジェクトメンバーを募り、その上で検討を進めていきましょう。

イメージが付きますでしょうか?ご参考いただければ幸いです。

わかりやすく伝えるためのコツ・留意点

文章構成以外の部分で、わかりやすく伝えるためのコツ・留意点をご紹介します。

事実と意見を分けて話す

一つ目のコツ・留意点は、事実と意見を分けて話すということです。話がわかりづらい人は、事実と意見が混同した状態で話しがちです。聞き手側からすれば、相手が話していることが事実なのか、それともその人の意見なのかがわからないと、そのコミュニケーションにおける必要な判断ができなかったり、判断が間違ってしまったりします。

特に、ビジネスシーンでは、事実と意見の誤認によって発生したコミュニケーションミスが、大きなトラブルにつながりかねません。事実と意見を分けて話す、ということは、聞き手にわかりやすく伝え、コミュニケーションを円滑に進めるためには、必ず抑えておきたいポイントです。

情報量を増やし過ぎない

二つ目のコツ・留意点は、情報量を増やし過ぎないということです。聞き手や読み手の目線から想像していただければ理解できると思うのですが、情報量が多すぎるセミナーやメールなどは、結局のところ細部までは記憶に残りません。むしろ、「あの人は結局のところ何を一番伝えたかったのかな?」といったように、論点がぼやけてしまったりもします。そのため、わかりやすく相手に伝えるためには、伝えたい内容を絞り、情報量を増やしすぎないことが大切です。

相手の理解度に合わせながら話す

三つ目のコツ・留意点は、相手の理解度に合わせながら話すということです。例えば、先程のPREP法・SDS法・DESC法の文例にSFA(営業管理システム)という用語を出しましたが、SFA(営業管理システム)について全く知らない人向けに説明する場合と、以前SFAを活用していたことがある人向けに説明する場合では、伝えた方がいい内容も若干異なると思います。

例えば、SFA(営業管理システム)について全く知らない人向けに説明する場合には、SFAとは何か、という基礎知識や、なぜ、さまざまな企業が導入を検討するのかといった、導入メリットなどから説明した方がいいでしょう。基礎知識がなければ、あなたの説明の意味を理解できないかもしれません。しかし、以前SFAを活用していたことがある人向けに説明する場合には、基本的な知識は割愛し、その人が以前使っていたSFAと現在検討しているSFAとの特徴の違いや、導入することで具体的に便利になることなどを優先して説明した方が効果的なコミュニケーションがはかれるでしょう。

このように、相手の理解度に合わせながら話すことが大切です。

さいごに

これまで見てきた通り、PREP法・SDS法・DESC法などの文章構成のフレームワークを活用すると、伝えたい内容をわかりやすく伝えるために内容を整理し、伝える順番を意識することができるようになります。

わかりやすく伝えるということは一見難しそうに感じますが、伝え方のコツを知れば、訓練して身につけることができます。

ぜひ、チャレンジしてみてください。