Todoとは?管理・実践するための4ステップについて解説します

やらなければならないと思っているのに、ついつい後回しにしてしまい、結局やることができなかった、そんな悩みを抱えたことはありませんか?

このような悩みは、誰もが抱える可能性があると言えます。仕事においても、特に新入社員の時期には、誰もが抱える悩みであるとも言えます。

このような悩みの解決策の一つに、Todoを管理する方法があります。本記事では、Todoを管理するメリットや、実践するための手順について、わかりやすく解説して行きます。

Todoとタスクの違い

そもそも、「Todo」とは何でしょうか? Todoとは、やらなければならないと思っていることの中で「対応期日が明確でないもの」を指します。また、対応期限が明確でないものには「対応期日が曖昧なもの」も含まれます。

例えば、

  • 今週中にお客様に提案書を送る
  • 今月中にはブログ記事を書く

などは、Todoに含まれます。

また、Todoと似た言葉に「タスク」があります。
タスクは、Todoとは異なり「対応期日が明確になっているもの」を指します。

例えば、

  • 本日15:00迄に○○の提案書を作成し、お客さまにメールで送付する
  • ○月○日迄にブログの記事を執筆し、○月○日迄に社内の原稿チェックを確認し、投稿する

などは、タスクになります。

つまり、「Todo」とは、いつかやらなくてはならないが、先延ばしにしても困らない仕事、「タスク」は、決められた期日までに終わらせなければならない仕事、ということになります。

仕事上の相手から信頼を得るためには、「約束したことを実行に移せる」「仕事を前に進めていける」ということがとても大切です。

つまり、「Todo」から、対応期日が明確な「タスク」に転換し、そのタスクを実行していくことが大切になります。

Todoを管理するメリット

Todoを管理するメリットは、大きく3つあります。

やるべきことを可視化できる

一つ目のメリットは、期日が明確になっていないものを含め、やるべきことを可視化できる点です。可視化できるため、忘れることを防止できるというメリットがあります。

やるべきことに優先順位が付けられる

Todoを管理し、やるべきことを可視化することで、やるべきこと同士を比較することができるようになります。それにより、やるべきことに優先順位をつけることが可能になります。そのため、優先順位の高いやるべきことから対応できるようになります。

作業時間の見積もりが立てられる

Todoを管理し、Todoリスト(やるべきことの一覧)を作成すれば、やるべきことの総数が見えるようになります。また、一つ一つのTodoを行うにはどのくらいの作業時間がかかるのか、見積もりを立てることもできるようになり、具体的な作業のタスクに落とし込んでいくことができるようになります。

Todoを実践するための4ステップ

Todoを実践するためは、シンプルに以下の4ステップを踏んでいきます。

やるべきことを洗い出す

まずは、やるべきことを洗い出しましょう。抜け漏れがないように洗い出してみることが大切です。

Todoリストを作成する

次に、Todoリストを作成しましょう。Todoリストを作成する際には、一つひとつのTodoがどのくらいの作業時間で実施できるのかの目安(約◯時間など)を見積っておき、Todoの横に記載しておくのも良いでしょう。

例えば、

  • 提案書の作成(3h)
  • ブログ記事の執筆(2h)

などといった具合です。

期日を決めてタスク化する

次に、期日を決めてタスク化していきます。タスク化する際には、重要度や緊急度の高いTodoから優先してタスクに落としていくようにしましょう。

実践する

最後は、実践するステップです。タスク化したTodoを、どんどん実践し、片付けて行きましょう。

Todoリストの管理方法

Todoリストができたら、管理方法も決めましょう。代表的な管理方法をいくつかご紹介しておきます。

  • メモアプリ(iPhone/Mac)
  • 手帳(ノート/文庫本サイズ)
  • Excel
  • Outlook
  • G suite
  • MAやSFA、CRMのTodo管理機能 など

ご参考いただければ幸いです。

管理方法に正解はありませんので、自分が管理しやすく確認しやすいと思う方法を見つけることをおすすめします。

さいごに

本記事では、Todoを管理するメリットや、実践するための手順について解説してきました。

やるべきことを管理し、実践する。一見すると当たり前のことですが、あなたが仕事相手から「約束したことを実行に移せる」「仕事を前に進めていける」人であるという評価を得ることができれば、それだけでも十分に一目置かれる人材になれることでしょう。

また、人によってTodoの管理方法はさまざまです。必ずしも流行りのアプリを活用する必要はなく、自分にとって管理しやすい方法を模索していきましょう。

一歩一歩、約束した以上の行動と結果を積み上げ、信頼を勝ち取っていく。長い目で見れば、それが階段を上がっていくための唯一の秘訣です。