【PDCAの基本】失敗しないポイントやメリット・デメリットを徹底解説します

PDCAサイクルというビジネスフレームワークはご存知でしょうか？

PDCAのサイクルは、品質や業務の継続的な改善を目的とした品質管理・業務管理の考え方の一つです。用語自体は非常に有名なので、ご存じの方が多いと思いますが、実務においてPDCAサイクルをうまく実践できている方はどのくらいいらっしゃるでしょうか？

大手の企業から個人まであらゆるビジネスパーソンが身につけておくべき、基本のフレームワークですので、改めて基本に立ち返り、自身の実務においてPDCAサイクルを活用できているか点検しましょう。

PDCAサイクルはもう古い？PDCAの基本や失敗しないポイント

PDCAサイクルは第二次世界大戦後から提唱されている考え方と言われています。
とても歴史の長いフレームワークなので、「PDCAサイクルはもう古い考え方なのでは？」と疑念を持たれている方もいらっしゃると思います。

結論から言いますと、PDCAサイクルは古い考え方ではなく、今の時代にも有効な考え方だと言えます。考え方が古いのではなく、「正しく理解して正しく実践できていないから効果が十分に発揮されていないだけ」だと考えています。

以下に、PDCAサイクルを正しく理解して正しく実践するためのポイントをまとめましたので、ぜひご覧ください。

【PDCAサイクルを上手に活用するためのポイント】
✓PDCAサイクルは、継続的な業務・品質改善の手法である
✓PDCAサイクルのメリットは、業務改善の観点・水準・頻度が明確になること
✓PDCAサイクルのデメリットは、非常に短いスパンでの改善やイノベーティブな取り組みには向いていないこと
✓PDCAサイクル実践のポイントは、「定量的かつ現実的な目標」と「具体的かつ実行される計画」を設計すること

PDCAサイクルの成り立ち

PDCAサイクルは、アメリカの統計学者であるウォルター・シューハートが1950年代に日本で統計的品質管理について講演をした際の内容を受けて、日本にも広まった考え方です。

ウォルター・シューハート氏は品質管理や生産性についての研究を行っており、PDCAサイクルが品質や業務改善の考え方であることはこの事実からも推察できると思います。

PDCAサイクルの基本的な考え方と実践のポイント

では、PDCAサイクルの基本的な考え方と実践する際のポイントについて解説していきます。
P・D・C・Aの各意味を解説します。

Plan｜計画立案

まず最初に、目標と実行計画を立てます。

・目標…定量的かつ達成可能な目標を立てる
・実行計画…具体的かつ詳細な計画を立てる

目標は人によって解釈がぶれないように定量的な指標（数値）で設定しましょう。定量化するのは「いつまでに（期限）」「どのくらいを（水準）」目指すのかの２つの観点を参考にしてみてください。

目標水準の設計においては、定めた期限までに到達しうるギリギリ現実的なラインを定めるのが良いでしょう。到底到達できないような非現実的な水準を設計した場合、後の工程で振り返る際に「計画が悪かった」という評価となってしまい、適切な改善計画を検討しづらくなるからです。

また、実行計画については具体的かつ詳細な計画を立案しましょう。誰が・いつ・どうやって、という５Ｗ１Ｈで考えるのが良いでしょう。具体的で詳細な計画でないと、実行の達成度が下がったり、想定していない実行のされ方が発生してしまうことがあります。

誰の目から見ても、定義がぶれない目標と実行計画を立てましょう。

Do｜計画実行

計画を立てたら、実行です。実行はただ実行すればいいわけではありません。

実行する際には、実行結果を評価できるように実行することがポイントです。
せっかく実行しても、結果を評価しづらい、あるいはできないことがあります。そうならないように以下のことに注意して実行しましょう。

・計画通りに実行する
・複数の検証を同時に行わない
・定量的な結果も得られるように記録をしながら実行する
・計画通りに実行できない場合、理由やその時の判断を記録しておく

立てた計画に従わなければ計画の意味がありませんし、検証観点を複数同時に検証してしまうと、結果に影響する因子が複数発生してしまい、何が影響してその結果が得られたのかが分かりづらくなります。

また、実行計画の時点で設計しておくべきことですが、実行した行動が定量的に振り返れないと定性的な事実だけで評価をくださなければならず、評価を誤ってしまうリスクが残ります。
数値で記録できるものはできる限り全て記録するくらいの考え方がベストです。

Check｜結果評価

計画の実行が終わったら、実行して得られた結果を評価しましょう。

評価する際には「定量」「定性」の両面から評価することがポイントです。
評価をする主な観点は、以下を参考にしてみてください。

・実行計画通りに実行できたか（計画の遂行率）
・立てた目標通りの実績が得られたか（目標の達成率）

つまり、「遂行した/しなかった」「達成した/しなかった」の２段階で評価します。
まずは遂行率を定量で評価し、未遂行の場合は、担当者の意識なのかやろうとしたが遂行を妨げる外的要因があったのかを確認して定性の評価も加えます。

遂行できている場合、定めた目標の水準に到達しているか否かを定量で評価します。未達成の場合は、計画通りに実行したのに達成できなかった理由をヒアリングして、定性の評価を加えます。

遂行と達成の２段階で、定量と定性の２観点をもって、得られた事実としての結果が良かったのか、悪かったのかを評価します。
定量的には未達成だが、外的要因やそもそもの目標設計が悪かった場合には、未達成であること自体は悪いとは評価されないでしょう。このように、定量と定性の両面をもって評価しないと、結果を見誤るリスクがあるので注意しましょう。